Rimanere produttivi lavorando in remoto con Microsoft Teams

Come si fanno passare decine di migliaia di dipendenti al lavoro remoto in una notte? Con la diffusione del COVID-19 in tutto il mondo, questa è stata la grande domanda che ci siamo posti in Microsoft la scorsa settimana. Poi, mercoledì scorso, lo abbiamo semplicemente fatto: abbiamo inviato un’e-mail e chiesto a circa 50.000 dipendenti Microsoft nell’area di Seattle di lavorare da casa, se possibile. Usavamo già molto Teams, ma nei primi giorni di lavoro completamente da remoto, l’uso tra i dipendenti Microsoft negli Stati Uniti è cresciuto in modo significativo. Entro la fine del giovedì, le chat erano salite al 50% settimana dopo settimana e le riunioni del 37%. Inoltre, stiamo registrando incrementi anche tra i clienti, poiché i lavoratori di qualsiasi settore stanno spostando chat, riunioni e collaborazione esclusivamente online. Desideriamo aiutare tutti ad affrontare questa sfida. Essendo il team dietro a Teams, abbiamo dedicato molto tempo a imparare i modi migliori per rendere il lavoro da casa produttivo e sano. Ho pensato quindi di condividere alcuni suggerimenti chiave.
Una breve nota prima di continuare a leggere: questi suggerimenti fanno parte dei nostri continui sforzi volti ad aiutare tutti a rimanere in contatto e produttivi durante questi tempi difficili. La settimana scorsa, ho spiegato in che modo utenti e organizzazioni possono ottenere Teams gratuitamente, insieme al nostro piano completo per far sì che i servizi continuino a essere attivi durante la crisi. Inoltre, sono state condivise incredibili storie di clienti e dipendenti in tutto il mondo, tra cui docenti e studenti di Hong Kong che usano la tecnologia per interessanti innovazioni in fatto di e-learning e clienti della Cina e dei paesi vicini che hanno trovato modi intelligenti per continuare a lavorare. Tuttavia, i nostri clienti stanno anche chiedendo di ricevere indicazioni su come passare al lavoro remoto. Microsoft continuerà a fornire suggerimenti, informazioni e storie di clienti da cui trarre ispirazione per tutta la durata dell’epidemia e verranno pubblicati in questa pagina nei giorni a seguire.
Per iniziare
Nel passaggio al lavoro remoto, alcune abitudini chiave porranno le basi per la riuscita dell’operazione.
Preparare l’area di lavoro
Se non hai un ufficio a casa, non preoccuparti. Potrai comunque lavorare in modo produttivo. Infatti, abbiamo progettato Teams come un ufficio virtuale da portare sempre con sé. Anche se non hai una stampante, documenti fisici o un telefono fisso a casa, potrai recuperare i documenti da Teams, archiviare i file in modo sicuro affinché le persone preposte possano accedervi e partecipare rapidamente a chiamate e riunioni. Detto ciò, è importante avere uno spazio di lavoro in casa dedicato dove poter essere produttivi e fare in modo che gli altri capiscano che sei in modalità Non disturbare. Un angolino del tavolo della colazione, un angolo tranquillo della camera da letto, un tavolo da gioco non utilizzato della sala ricreativa, qualsiasi zona che possa fungere da area di lavoro. E non preoccuparti se dovesse diventare disordinata durante la giornata, potrai sempre usare la sfocatura dello sfondo durante le videochiamate affinché i tuoi colleghi vedano nitidamente solo te.
Comunicare, comunicare, comunicare
Anche se molti di noi lavorano da casa almeno per una parte del tempo, ci basiamo ancora su ritmi e orari tipici della presenza fisica in ufficio.  Lavorando da casa, questo ritmo quotidiano potrebbe cambiare. Questo è particolarmente vero per coloro che devono conciliare figli e lavoro. Comunica chiaramente i tuoi orari di lavoro ai tuoi colleghi e collaboratori affinché sappiano quando poterti raggiungere. Puoi anche impostare un messaggio di stato in Teams per condividere queste informazioni in modo proattivo.
Inoltre, è bene rendere un’abitudine quella di fornire ai membri del team dei report sull’andamento del lavoro. Aziende che lavorano completamente in remoto tendono a mettere in evidenza la documentazione, poiché è un modo per rimanere in contatto quando si lavora a distanza. Consigliamo di pubblicare aggiornamenti, informazioni e risorse utili trovati sui canali di Teams affinché i tuoi colleghi possano rimanere aggiornati su quello che stai facendo anche senza la chiacchierata fortuita nei corridoi. Potranno quindi cercare nel canale idee o contenuti di cui hanno bisogno.
Mantenere confini salutari 
Senza i soliti tempi scanditi della giornata lavorativa, come la passeggiata per andare a pranzo o lo spostamento da casa verso il lavoro, staccare può diventare difficile. I lavoratori remoti spesso si ritrovano a lavorare per lunghi periodi senza fare una pausa per sgranchirsi, socializzare o fare un pasto appropriato. Questo modo di lavorare porta rapidamente a stress e burnout. Ricorda: lo stato di salute ha la priorità. Prenditi il tempo necessario per i pasti, bevi molta acqua e ricordati di “timbrare il cartellino” mentalmente alla fine della giornata. Questi comportamenti non solo ti manterranno in salute, ma ti renderanno più produttivo nel lungo periodo.
Organizzare riunioni efficaci
Passare alle riunioni online
In assenza di una sala riunioni fisica, riunire tutto il team potrebbe sembrare la sfida più complicata del lavoro remoto. Quando sposti le riunioni su Teams, assicurati che tutte le riunioni abbiano un’opzione per “partecipare” virtualmente per creare una sala riunioni online. Suggeriamo, inoltre, che tutti i partecipanti accendano la videocamera se si sentono a loro agio nel farlo. L’interazione faccia a faccia aiuta tutti a sentirsi più connessi. Teams offre una vasta gamma di fotocamere certificate tra cui scegliere, oltre a dispositivi come auricolari e vivavoce che consentono di comunicare sempre con chiarezza con i colleghi.
Prestare attenzione ed essere inclusivi
Il passaggio alle riunioni online potrebbe eliminare alcuni segnali visivi su cui ci basiamo per capire se un collega ha qualcosa da dire durante una riunione. Inoltre, una conferenza telefonica affollata potrebbe impedire alle persone di condividere le proprie opinioni. L’organizzatore della riunione deve fermarsi spesso per fare domande e ricordare ai partecipanti che possono anche usare la finestra della chat per condividere i propri pensieri.
Registrare le riunioni
Per compensare la mancanza di incontri di persona, alcuni lavoratori remoti pianificano riunioni aggiuntive per rimanere in contatto con clienti, partner e colleghi. Le prenotazioni doppie possono essere difficili da evitare. Se l’organizzazione lo consente, registra le riunioni in Teams affinché i colleghi possano recuperarle in un secondo momento. Se non puoi partecipare di persona, ricorda all’organizzatore di registrare al posto tuo. Anche la trascrizione che viene generata automaticamente è estremamente utile quando stai provando a ricordare le informazioni fornite durante una riunione a cui hai partecipato. Desideri saperne di più sulle riunioni di Teams? Scopri altri suggerimenti qui.
Rimanere connessi
Rimediare all’impossibilità di chiacchierare nel corridoio
L’aspetto del lavoro in ufficio che manca a molti dei lavoratori remoti sono le conversazioni casuali. Le chiacchierate al distributore dell’acqua o alla macchinetta non solo ci fanno sentire connessi, spesso fanno emergere informazioni importanti o dettagli che potremmo esserci persi. Prendi in considerazione l’idea di contattare i tuoi colleghi. Immagina i messaggi di chat come dei distributori d’acqua virtuali e crea un promemoria per sentirti regolarmente con le persone. Emoji, GIF e adesivi rappresentano un modo divertente per rendere la chat più piacevole e vivace.
Tenere unito il team
Il lavoro remoto può far sentire soli. Come leader, è importante creare occasioni in cui l’intero team possa riunirsi, anche se solo virtualmente. Mantieni la cadenza regolare delle riunioni con il team o i pranzi di lavoro, ora dovrai semplicemente organizzarli online. Usa il canale “Generale” di Teams per discussioni che potrebbero interessare tutti. Per sessioni di brainstorming di grandi dimensioni, puoi usare l’app Microsoft Whiteboard, che include un’area di lavoro digitale infinita che consente ai partecipanti alla riunione di ideare e collaborare direttamente in Teams. Inoltre, suggeriamo ai leader del team di scaricare l’app di Power Crisis Communication. Puoi usare quest’app personalizzabile per informare te e il tuo team su tutto quello che c’è da sapere durante questa epidemia.
Buon divertimento!
Con tutti i cambiamenti che derivano dal passaggio al lavoro remoto, è importante incoraggiare e tenere alto il morale del team. Sono molte le cose che puoi fare con Teams per far sentire le persone positive e coinvolte. Condividi notizie e storie nella chat del team oppure organizza un concorso fotografico. Uno dei nostri clienti del settore educativo in Cina ha organizzato per gli studenti una gara che ha avuto molto successo.
Sono consapevole che ogni persona e ogni team lavorino in modo diverso. Tuttavia, mi auguro che i suggerimenti del nostro team ti aiutino a rimanere produttivo e in contatto mentre ti adatti al nuovo modo di lavorare. Inoltre, ricorda che puoi iniziare a usare subito Teams effettuando l’accesso o iscrivendoti gratis.
Inizia a lavorare in remoto. Scarica il nostro elenco di controllo del lavoro remoto e condividilo con gli altri membri del team.
Elenco di controllo del lavoro remoto:

Preparare l’area di lavoro
Comunicare spesso
Mantenere confini salutari
Passare alle riunioni online
Prestare attenzione ed essere inclusivi
Registrare le riunioni
Rimediare all’impossibilità di chiacchierare nel corridoio
Tenere unito il team
Buon divertimento!

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Source: office365