Come aiutare le piccole aziende a proteggere la risorsa più preziosa che hanno: i loro dati

Tutti gli imprenditori devono affrontare una serie di difficoltà, dall’attirare e mantenere i talenti in un mercato del lavoro complesso alle modifiche richieste dalle norme sul luogo di lavoro; in uno scenario simile, avere gli strumenti più recenti sui dispositivi in uso diventa un imperativo per essere competitivi. Una maggiore efficienza può consentire di lavorare al meglio delle proprie possibilità, concentrando l’attenzione su clienti e dipendenti. Ed è qui che le tecnologie e gli strumenti giusti entrano in gioco. Affinché tu possa competere per attrarre talenti, disporre degli strumenti più recenti e consentire di lavorare ovunque, devi trovare nuove soluzioni per proteggere i tuoi dati in un contesto caratterizzato dal continuo aumento di minacce.
Poiché il supporto per Windows 7 non sarà più disponibile dal 14 gennaio 2020 (e pochi mesi dopo terminerà anche per Office 2010), non dobbiamo garantirti solo l’esperienza più produttiva, ma anche quella più sicura. Microsoft 365 Business, che include Office 365, Windows 10 e le ultime funzionalità per la sicurezza, in un dispositivo moderno è in grado di offrirti la protezione più completa ovunque ti trovi.
Durante questa National Small Business Week, vogliamo celebrare le piccole imprese che usano Microsoft 365 Business per crescere, competere e offrire un’esperienza ottimale per i clienti, lavorando ai massimi livelli e collaborando in modo sicuro. Oggi, oltre a condividere tre storie di clienti che ci hanno dato diversi spunti, vorrei presentare un’offerta che ti aiuterà ad avviare la trasformazione della tua azienda: uno sconto del 15% sull’abbonamento annuale a Office 365 Business Premium, disponibile dal 5 all’11 maggio 2019 negli Stati Uniti.
The PUR Company

Nel 2010, Jay Klein, fondatore e CEO di The PUR Company, faceva una sorta di “volantinaggio” porta a porta per far sapere che PUR aveva creato una gomma da masticare senza aspartame. Ecco come è nata la grande azienda che oggi registra vendite in più di 50 paesi e 50.000 punti vendita. Nonostante questo impatto globale, l’azienda ha ancora molto margine di crescita, con 65 dipendenti sparsi tra Canada, Stati Uniti ed Europa.
Man mano che la società cresceva, aumentavano anche le difficoltà in termini di sicurezza dei dati, collaborazione in remoto e gestione dei dispositivi mobili. PUR ha scelto Microsoft 365 per tenere il passo della sua rapida crescita e del successo ottenuto dai suoi prodotti.
Con la crescita esponenziale dell’azienda, il processo di assunzione e mantenimento dei dipendenti è diventato una priorità. Sono emerse le minacce della sicurezza, come i tentativi di phishing. I dipendenti dislocati in continenti separati avevano bisogno di canali di comunicazione e collaborazione più sicuri, immediati e affidabili. Avevano bisogno di una soluzione che non richiedesse operazioni di manutenzione in loco, che potesse crescere di pari passo con lo sviluppo dell’azienda e che garantisse le funzionalità di collaborazione, mobilità e protezione necessarie per i dipendenti, ovvero pronte all’uso. PUR ha trovato la risposta a queste esigenze in Microsoft 365.
I dipendenti ora sfruttano le funzionalità di condivisione dei documenti e la chat persistente di Teams per migliorare la collaborazione. Inoltre, con l’aumento dell’uso di dispositivi mobili aziendali, le funzionalità di gestione delle app e dei dispositivi flessibili si sono rivelate più importanti che mai. PUR si avvale di Intune per concedere o rimuovere l’accesso dei dispositivi mobili ai dati aziendali, per garantire la conformità dei dispositivi con i protocolli di sicurezza aziendali e per gestire l’utilizzo delle app mobili da parte dei dipendenti. Con l’adozione di Intune, PUR ha anche ridotto le tempistiche della configurazione dei dispositivi per i nuovi dipendenti da un’intera giornata a meno di un’ora.
Oltre ai notevoli miglioramenti che The PUR Company ha realizzato in termini di comunicazioni, sicurezza, mobilità e informazioni, Cerys Cook (Vicepresidente di People and Culture presso PUR) vuole sottolineare in particolar modo l’impatto umano ottenuto dall’azienda. “Dal punto di vista della qualità della vita e di una mentalità aziendale attenta ai tassi di mantenimento dei dipendenti, sappiamo che i nostri dipendenti si sentono parte non di un semplice team, ma di una vera famiglia”, afferma Cook. “Questo è molto importante per noi”.
Meals on Wheels

Se a te o a qualcuno dei tuoi cari è mai capitato di avere problemi di mobilità, sai bene quanto possa essere invalidante. Meals on Wheels è un’organizzazione no profit che vuole dare alle persone non solo prodotti alimentari, ma anche un contatto umano a chi ne ha più bisogno.
Portare dei pasti caldi ai più bisognosi potrebbe sembrare facile, ma dietro la missione di Meals on Wheels si celano delle difficoltà oggettive: l’instabilità del numero di volontari giornalieri, una clientela in continuo cambiamento e il gran numero di persone da aiutare.
Oltre alla gestione di 2.000 volontari, ognuno con i propri orari e disponibilità, per ottimizzare l’efficienza, Meals on Wheels of Greenville County acquisisce regolarmente dati sensibili da varie fonti, ad esempio informazioni di pagamento dei benefattori e diagnosi dei clienti. L’accesso a questi dati e la loro riservatezza è una priorità assoluta.
Tenendo sempre presente l’esigenza fondamentale di ottimizzare prima di tutto le consegne, Meals on Wheels ha adottato sia Microsoft Teams sia Microsoft SharePoint. Teams consente ai volontari e ai dipendenti di comunicare tramite chiamate, videochiamate o chat ovunque si trovino. I cambiamenti di itinerario dell’ultimo minuto ora sono facili da gestire e monitorare; in più, se un volontario si perde o dimentica la strada che deve fare, può chiedere aiuto o ricontrollare le consegne del giorno rapidamente.
Grazie alle sue nuove funzionalità per la collaborazione, Meals on Wheels Greenville County ha potuto concentrare la propria attenzione anche sulla sicurezza, aspetto equamente importante. Per l’organizzazione, la gestione dei dispositivi mobili è di particolare interesse. I volontari che collaborano con Meals on Wheels devono accedere ai dati sensibili dei clienti per fare le loro consegne, il che significa che un solo dispositivo perso potrebbe compromettere i dati personali di centinaia di persone vulnerabili bloccate in casa.
Fortunatamente, Microsoft 365 include potenti funzionalità di gestione dei dispositivi mobili, tra cui la possibilità di rimuovere l’accesso di un utente ai dati sensibili se il suo dispositivo viene smarrito. In questo modo, non importa dove sia finito un dispositivo mancante: i dati sensibili rimangono comunque protetti.
John’s Crazy Socks

Che ti piacciano i Welsh Corgi, i giochi di parole o i racconti di Edgar Allan Poe, troverai dei calzini colorati adatti alle tue passioni da John’s Crazy Socks, una piccola azienda che ha spedito 43.000 ordini in 44 paesi nel suo primo anno di attività. Che i clienti scelgano calzini che si illuminano di notte o portino avanti delle campagne di sensibilizzazione sull’autismo o sulla sindrome di Down, se l’ordine arriva entro le 15:00, la consegna viene effettuata il giorno stesso.
La gestione di brusche variazioni nel mercato e la vendita di calzini selezionati casualmente per il Monday Madness Mystery Bag non sono le uniche considerazioni che l’azienda deve tenere presenti. John’s Crazy Socks aveva bisogno di nuovi strumenti per gestire i dati aziendali e garantire la connessione al crescente numero dei suoi dipendenti (da 4 a 35 in 10 mesi). Lavorando part-time per non perdere l’invalidità, molti dipendenti non avevano accesso a un computer al fuori del luogo di lavoro; la maggior parte di loro non aveva mai avuto un indirizzo di posta elettronica prima. Il coordinamento dei turni e lo scambio di informazioni sugli eventi con familiari e tutori avvenivano al telefono o tramite documenti stampati.
Alcuni dipendenti usano funzionalità di base come la posta elettronica, la condivisione e l’archiviazione di file, mentre altri usano funzionalità specifiche per la collaborazione come Skype for Business e Teams. Per loro, la produttività e la collaborazione sono strettamente legate alla sicurezza. Non devono ricordare nomi utente e password distinti per accedere alle app che usano tutti i giorni. “OneDrive è perfettamente compatibile con le app di Office che usiamo tutti i giorni ed è incluso nel nostro abbonamento, quindi è più facile e conveniente rispetto a una soluzione di terze parti”, sostiene il cofondatore Mark Cronin.
Lavorare come una piccola impresa
Queste storie dimostrano chiaramente che, con gli strumenti più produttivi e sicuri a disposizione, tutti possiamo raggiungere traguardi importanti. Vuoi sapere di più sulle tendenze e su alcuni dei migliori dispositivi da poco sul mercato per le piccole imprese? Guarda il nuovo video di Coffee Across America per la National Small Business Week.
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Source: office365