Introduzione a Microsoft 365 freelance toolkit: una soluzione per lanciare e scalare la forza lavoro freelance

Con la crescente partecipazione alla gig economy, il mercato del lavoro contingente composto da lavoratori indipendenti che assumono impegni a breve termine, le imprese stanno iniziando a mettere alla prova e ad includere talenti freelance per sostenere i loro progetti. Secondo il Future Workforce Report, il 47% dei responsabili delle assunzioni presso le organizzazioni aziendali ha utilizzato freelance (rispetto al 44% dell’anno precedente), mentre circa 9 manager su 10 dichiarano di essere aperti a collaborare con freelance piuttosto che con lavoratori temporanei attraverso una società di staffing. Per aiutare le aziende a trasformare o integrare a livello digitale le loro soluzioni convenzionali per il personale contingente, stiamo lanciando Microsoft 365 freelance toolkit, un insieme curato di strumenti, modelli e best practice per aiutare i nostri clienti a lanciare, eseguire e gestire programmi freelance su vasta scala. 
La gig economy, che include freelance, consulenti, appaltatori e solopreneur, è in crescita. Secondo lo Staffing Industry Analysts, il totale speso nel gig work nel 2015 è stato di 792 miliardi di dollari. Gli esperti ritengono che entro 10 anni una percentuale maggiore della forza lavoro statunitense parteciperà alla gig economy. Inoltre, secondo Field Nation, l’86% dei lavoratori indipendenti sceglie volutamente di essere freelance.
Le implicazioni per le aziende sono profonde. Per prosperare in un ambiente altamente competitivo con tecnologie in rapida evoluzione ed esigenze dei clienti, le aziende devono essere agili e adattarsi a nuovi modelli di business per lavorare con talenti esterni. Nonostante l’aggiunta di talenti freelance on-demand offra risultati evidenti in termini di velocità ed efficienza, il percorso per trasformare le politiche e i processi esistenti non è ben definito.
Il nostro partner di lancio per questo toolkit è Upwork, uno dei più grandi mercati globali online con oltre 375.000 freelance in oltre 180 paesi. In particolare, stiamo collaborando con Upwork Enterprise, con la loro conformità end-to-end e con la loro soluzione di talent sourcing freelance.
Microsoft 365 freelance toolkit offre soluzioni per le principali difficoltà che le aziende incontrano durante la distribuzione di un programma freelance, tra cui: comunicazioni interne e sensibilizzazione, collaborazione a livello di team, analisi dei dati e automazione del flusso di lavoro.

Comunicazioni interne e sensibilizzazione
Una delle principali sfide del lancio di un programma freelance aziendale è la promuovere la sensibilizzazione e l’educazione tra le parti interessate e gli adottanti interni. I dipendenti hanno bisogno di un posto dove possano iniziare a imparare come funziona il programma, accedere alla formazione richiesta e rivedere le migliori pratiche per interagire con i freelance.
Microsoft 365 freelance toolkit risolve questo problema con il modello di sito di comunicazione SharePoint, un “one-stop shop” per i dettagli del programma, per accelerare l’adozione e l’integrazione dei freelance, che include:

Repository per la documentazione e le presentazioni relative al programma.
Casi di utilizzo per mostrare ai dipendenti il tipo di progetti che possono realizzare con i freelance.
Domande e risposte alle domande più frequenti dei dipendenti dell’azienda.
Un modello di partecipazione per aiutarti a connetterti ai freelance del pool di esperti di SharePoint.

Per saperne di più, vedi l’infografica del sito di comunicazioni SharePoint.
Collaborazione con il team
La natura dei progetti freelance aziendali richiede che i membri del team collaborino su più file, gestiscano attività diverse e comunichino tra diversi fusi orari. Per mantenere team interfunzionali e multi-geografici che si muovono nella stessa direzione, il Microsoft 365 freelance toolkit fornisce indicazioni sull’utilizzo di Microsoft Teams come potente hub per il lavoro in team, in grado di condurre chat, riunioni, chiamate, file e app in uno spazio di lavoro condiviso.
Con Teams, le aziende possono gestire le loro esigenze di comunicazione e collaborazione freelance, in particolare attraverso:

Comunicazione: team pubblici e privati per coinvolgere i membri nelle discussioni.
Gestione delle attività: un posto per monitorare i progressi e allineare il flusso di lavoro di ciascun membro del team tramite l’integrazione con strumenti di gestione dei progetti come Microsoft Planner.
Archiviazione dei file: un posto per archiviare i file condivisi e recuperarli attraverso una ricerca intelligente.
Accesso per utenti esterni: la possibilità per gli utenti esterni di tutto il mondo di collaborare a tutti gli aspetti dei progetti freelance attraverso la versione gratuita di Teams.
Sicurezza: l’accesso degli utenti esterni ai team specifici del progetto mantiene le informazioni al sicuro senza concedere l’accesso a tutti.

Per saperne di più, consulta Infografica di Teams.
Analisi dei dati
Una delle sfide principali nella scalabilità di un programma freelance aziendale è l’acquisizione, il monitoraggio e la comunicazione degli indicatore chiave di prestazione (KPI). Microsoft 365 freelance toolkit sfrutta Microsoft Power BI, un servizio di business analytics che fornisce approfondimenti raccogliendo dati in tempo reale da più fonti, semplificando la preparazione dei dati e producendo report e dashboard personalizzati e di facile comprensione.
Power BI consente ai responsabili dei programmi aziendali di:

Prendere decisioni guidate dai dati.
Confrontare i risultati dei programmi freelance con le soluzioni del personale convenzionale.
Identificare, all’interno dell’organizzazione, i team che attualmente utilizzano i talenti freelance per tipo di disciplina, al fine di identificare le opportunità future dell’azienda.

Per migliorare le funzionalità di base di Power BI per un ambiente freelance, il freelance toolkit offre:

Un modello di Power BI con visualizzazioni di esempio.
Un connettore Power BI per estrarre dati da fonti diverse nei dashboard.
Un modello di partecipazione connettersi ai freelance del pool di esperti di Power BI.

Per saperne di più, consulta Infografica di Power BI.
Automazione dei flussi di lavoro
Un programma freelance aziendale richiede provisioning, conformità e monitoraggio, fornendo al tempo stesso un processo senza difficoltà per i dipendenti. Per ridurre la necessità di completare manualmente attività ripetitive, Microsoft 365 freelance toolkit utilizza Microsoft Flow, al fine di creare flussi di lavoro automatici tra applicazioni e servizi che inviano notifiche, sincronizzano file e raccolgono dati.
Ad esempio, Microsoft Flow può aiutare coloro che prendono decisioni nelle aziende ad automatizzare i seguenti scenari:

Formazione e conformità dei dipendenti. Visitando il sito di comunicazione SharePoint del programma freelance, i dipendenti possono iscriversi al programma pilota completando un video di formazione sulla conformità supportato da Microsoft Stream.
Iscrizione alla community interna. Dopo aver completato il video di formazione sulla conformità, il dipendente viene automaticamente aggiunto a un canale Teams interno dove i dipendenti possono collaborare con altri che fanno parte del programma e condividere esperienze.
Creazione di un account Upwork. Una volta che il dipendente è stato aggiunto al canale Team, le informazioni sul suo account, che includono il suo nome e indirizzo e-mail, vengono inviate a Upwork per la creazione di un account sulla relativa piattaforma, in modo il dipendente possa iniziare a pubblicare lavori su quella piattaforma.

Oltre alle funzionalità di base di Microsoft Flow, il freelance toolkit offre:

Casi di studio per dimostrare come è possibile utilizzare Microsoft Flow all’interno di un programma freelance aziendale.
Un modello di partecipazione per connettersi ai freelance del pool di esperti di Microsoft Flow.

Per saperne di più, consulta l’Infografica di Microsoft Flow.
Il nostro percorso e ciò che abbiamo imparato
Come molti dei nostri clienti, anche Microsoft sta lavorando su come gestire in modo responsabile gli impegni freelance nel nostro ambiente aziendale. Nell’ultimo anno, abbiamo completato oltre 2.000 progetti freelance di scrittura, ricerca, editing video, traduzione, design e scienza dei dati, con 25 team interni e centinaia di dipendenti.
Ma arrivare a questo punto non è stato facile: abbiamo dovuto effettuare delle trasformazioni interne per creare un’infrastruttura in grado di supportare la complessità di un programma freelance aziendale. Questo ci ha portato a sviluppare il Microsoft 365 freelance toolkit, che combina le nostre applicazioni leader di produttività aziendale con strumenti, modelli e best practice curati per soddisfare le esigenze specifiche dei programmi freelance aziendali. Il lavoro ha dato i suoi frutti. Fino ad oggi, abbiamo visto un grande risparmio di tempo e costi.
Per iniziare
Microsoft 365 freelance toolkit è disponibile senza costi aggiuntivi come parte di un abbonamento a Office 365 Enterprise o Microsoft 365 Enterprise. Scopri di più su Microsoft 365 freelance toolkit e su un abbonamento a Microsoft 365 Enterprise.
NB: Ogni azienda dovrà valutare e stabilire le proprie esigenze, compresi i requisiti di conformità e gestione dei dati, e dovrà utilizzare gli investimenti di Microsoft 365 esistenti che riterrà appropriati.
Scopri di più sul percorso del freelance toolkit con Upwork.
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Source: office365