Il documento telematico porta efficienza e controllo

Non è solo una questione di praticità nella ge­stione dei documenti e di maggiore sicurez­za in caso di contestazioni sulle operazioni registra­te in un passato che può essere anche remoto.

La sfi­da della dematerializzazione investe in primo luogo il tema della produttività, cruciale per un Paese co­me il nostro che negli anni ha perso posizioni su que­sto fronte, ma ora è nelle condizioni di recuperare il gap, con tutto ciò che ne può derivare per la competi­tività delle aziende e per l’occupazione. Secondo l’ultimo rapporto dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione, tra il 2009 il 2015 i documenti scambiati in maniera elettronica sono quasi quadruplicati, superando quota 110 milioni.  Eppure, il grado di digitalizzazione delle impre­se italiane è ancora molto limitato e raramente è il risultato di un percorso di innovazione organi­co e ragionato. Spesso gli investimenti fatti in chiave paperless sono anche importanti, ma poi
non producono i risultati attesi se non risultano calati in una strategia globale. Da qui la necessità di pensare la rivoluzione “senza carta” a monte,  con la consapevolezza che dematerializzare e ge­stire in modalità elettronica i documenti porta più efficienza e controllo, evitando ridondanze, tempistiche più lunghe ed errori tipici della ge­stione manuale (si pensi agli errori legati a sviste,
ripetizioni o mancanza di campi compilati).

L’Osservatorio già citato segnala che delle 5 milio­ni di aziende italiane, solo 60mila sono connesse ai propri partner commerciali tramite portali b2b ed extranet. Mentre molti documenti vengono ancora trasmessi a mano e altri spediti tramite fax o attraverso la posta tradizionale. Ci sono an­cora clienti che preferiscono chiamare diretta­mente in azienda e dettare i propri ordini al tele­fono, anche se progressivamente cominciano a diffondersi le soluzioni digitali.
Come detto, però, la dematerializzazione non si esaurisce alla modalità di trasmissione di un docu­mento. Si tratta di un processo che si sviluppa in tre fasi: se il documento è arrivato su carta, occorre un software di riconoscimento ottico dei caratteri che trasforma l’output analogico in un file digitale. Una volta reso elettronico, il documento può essere pro­cessato attraverso un sistema di gestione che con­senta di organizzare e usare il file in modo efficace, rendendolo accessibile a qualsiasi dispositivo. Quin­di il documento digitale può essere sottoposto alla
la conservazione sostitutiva, ovvero un insieme di procedure informatiche che ­ attraverso un parti­colare sistema di archiviazione ottica ­ attribuisce valore legale, civile e fiscale al documento digitale, il quale a tutti gli effetti è equiparato a quello cartaceo.
Una spinta importante alla dematerializzazione arriva dalle normative approvate negli ultimi anni. Già dall’inizio del 2013, inoltre, nel nostro Paese è stata sancita la parità di trattamento
per fatture elettroniche e cartacee per quel che concerne la garanzia di autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità nel tem­po. E dall’anno successivo è partito l’obbligo di utilizzare questo strumento per i rapporti che le azien­de hanno con la Pa italiana. Con il risultato di assicu­rare l’effettiva tracciabilità dei pagamenti (favoren­do così il contrasto all’evasione fiscale) e garantire un maggior controllo della spesa pubblica. Ora la grande sfida è diffondere su larga scala la fatturazio­ne elettronica anche tra i privati.

[Fonte Affari & Finanza Repubblica – 12 Giugno 2017]